Interne audit
1. Concentreer je op de processen van de organisatie
Een interne auditor concentreert zich op de processen van de organisatie. Hij kijkt niet alleen naar de normen maar ook naar wat de organisatie belangrijk vindt. Hij volgt de ambities van de High Level Structure (HLS) om managementsystemen in te richten, te onderhouden en continu te verbeteren om ze mee te nemen in de audit van de processen.
Ook gaat hij de efficiëntie van de geaudite processen na. Door de output van het ene proces te vergelijken met de inputeisen van het volgende proces, wordt meteen duidelijk of de processen in de organisatie op elkaar afgestemd zijn. Dat is een belangrijke voorwaarde om efficiënt te werken en de interne klant-leveranciersrelatie te verbeteren.
2. Ga op zoek naar de beslissingsmomenten
Tijdens de audit gaat de interne auditor op zoek naar de beslissingsmomenten. Waar in het proces moet een auditee beslissingen nemen, waar gebeurt de beoordeling of de kwaliteit van de ondernomen actie goed zit? De interne auditor gaat na of deze momenten er zijn, of ze op het juiste moment komen en of de genomen beslissingen correct zijn om een correcte kwaliteit in de uitvoering van het proces te garanderen. Ook na de audit volgt de interne auditor de opvolging van de acties nauwgezet op en maakt hij duidelijk afspraken over deadlines en bewijsvoering.
3. Breng de risico’s in relatie met de gepaste beheersmaatregelen
Een interne audit staat altijd in relatie met het risicomanagement. Zo ligt de focus op belangrijke zaken voor de organisatie enerzijds en op het bereiken van de doelstellingen van het auditprogramma anderzijds. De HLS en de diverse managementsystemen ademen het risicogebaseerd denken. Het is dus logisch om de interne audits op een soortgelijke manier aan te pakken. De interne auditor gaat bijgevolg na of de betrokken personen in het proces alle en vooral de juiste risico’s hebben aangepakt en de gepaste beheersmaatregelen hebben genomen.
4. Auditeer op een oplossingsgerichte manier door de juiste vragen te stellen
De tijd dat een interne auditor alleen op zoek ging naar de fouten is voorbij. De interne audit moet leiden tot oplossingen en acties die resulteren in daadwerkelijke verbeteringen. Zo bieden interne audits een echte meerwaarde voor de organisatie. De auditor komt niet zelf met de antwoorden (dat is niet zijn of haar rol), maar ondersteunt de auditee en bij uitbreiding de hele organisatie. De interne auditor stelt de juiste vragen, zodat de verantwoordelijken voor het proces op zoek gaan naar aanpassingen om de efficiëntie op een hoger niveau te tillen.
Hij benoemt en waardeert ook de positieve punten in het auditrapport. Zo blijven mensen gemotiveerd om in de organisatie voluit mee te werken aan de interne audits.
5. Zorg dat je over voldoende kennis van de normen beschikt
De interne auditor is opgeleid voor zijn taak en beschikt over voldoende kennis van de processen in de organisatie. Hij kent de auditnormen van het managementsysteem en de eisen van de wet- en regelgeving, zodat hij tot de juiste vaststellingen en conclusies komt.
6. Stuur aan op een goed gesprek
Daarnaast moet een interne auditor een goede communicator en mensenkenner zijn. Hij stelt de juiste vragen en creëert een context waarin de auditee transparant en correct informatie kan geven over de conformiteit en efficiëntie van de processen. Kennis van de eigen persoonlijke communicatiestijl enerzijds en inzicht in non-verbale communicatie anderzijds zijn belangrijke troeven waarover de interne auditor moet beschikken.
7. Laat een kalme en doordachte indruk na
Een auditor die een kalme en doordachte indruk maakt, brengt dit over op de auditee. Zo ontstaat voor auditor en auditee een win-winsituatie.
Wie dit allemaal beheerst, kan van een interne audit een aangename zaak voor alle partijen maken. Wanneer de auditor erin slaagt om de auditee een zinvol en voldaan gevoel te geven, is zijn rol niet te onderschatten. Het mag duidelijk zijn dat een competente auditor een enorme meerwaarde betekent voor een organisatie.
De informatie voor dit artikel is aangeleverd door Amelior.
Neem een kijkje tussen onze opleidingen om bij te leren rond interne audits