Privacybeleid

Xelyo vindt het belangrijk om zorgvuldig en transparant met je gegevens om te gaan. Persoonlijke gegevens worden dan ook met aandacht verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons maximaal aan de wet en regelgeving over de bescherming van persoonsgegevens. Wij nemen de bezorgdheid over hoe we correct omgaan met je privacy continu mee in onze processen en zullen systematisch eventuele hiaten dichten. Wij nodigen je dus uitdrukkelijk uit om je zorgen, vragen en feedback met ons te delen zodat wij hier rekening mee kunnen houden. Als we doorheen dit privacy statement spreken over ‘ons’ of ‘wij’, dan hebben we het over Xelyo of het Vlaams Centrum voor Kwaliteit.

Welke persoonsgegevens bewaren wij?

Wij richten ons in de eerste plaats tot jou als professional. Dat wil zeggen dat we enkel gegevens verzamelen die professioneel relevant zijn.

Wij bewaren algemene persoonlijke informatie: je naam, je bedrijfsadres, telefoonnummer, naam van je bedrijf, e-mailadres, website van je bedrijf, ondernemingsnummer, via welke weg we elkaar ontmoet hebben, aan welke activiteiten je hebt deelgenomen, je kandidatuur en de resultaten van de Xelyo Business Excellence Award en welke contacten we ondertussen hebben gehad. Eveneens houden we het leesgedrag van onze nieuwsbrieven en het surfgedrag op onze website bij om onze communicatie en diensten verder te optimaliseren.

We noteren ook over welke uitdagingen je graag eens met collega’s van andere organisaties of bedrijven van gedachten wil wisselen en over welke expertise je beschikt die je graag wilt delen met andere leden. Wens je onze communicatie te ontvangen via een privé-adres of privé-emailadres, dan geef je ons ook de ondubbelzinnige en uitdrukkelijke toestemming om die gegevens te behandelen zoals de professionele e-mailadressen.

Hoe komen jouw persoonsgegevens bij ons terecht?

Onze organisatie bestaat al meer dan 30 jaar en wij kunnen niet meer voor elk individu achterhalen op welke manier wij elkaar hebben leren kennen. Als jouw gegevens in onze databank zitten, dan wil dat zeggen dat het Xelyo in het verleden met jou, of je collega, contact heeft gehad en/of dat jij of een collega het nuttig vonden informatie van ons te krijgen. Dat contact kan verlopen zijn via telefoon, mail, sociale media, via een digitale of persoonlijke ontmoeting. 

Waar bewaren wij persoonsgegevens?

De relevante gegevens worden in een aantal systemen opgeslagen zoals Efficy (ons crm-systeem), Flexmail, etc. Wij bewaken deze systemen zodat onbevoegden geen toegang hebben tot deze gegevens. Deelname aan fysieke of digitale activiteiten worden op onze computers en servers bewaard. Deze hardware is in eigen beheer, zowel als in het beheer van derden. 

Bij het organiseren aan digitale activiteiten maakt het Xelyo gebruik van externe tools door derde partijen. Hierbij vertrouwen wij op de privacy statements van deze externe organisaties. Het is hierbij van belang om zich bewust te zijn van het feit dat jouw naam en voornaam zichtbaar kunnen zijn bij de in gebruik name van deze digitale tools.

Bij deelname aan de Xelyo Business Excellence Award, of andere mogelijke prijsuitreikinngen tekent de jury een vertrouwelijkheidsclausule. Wij bewaren de dossiers van de kandidaatstelling voor de Award 5 jaar. Lees en surfgedrag wordt ten allen tijde bewaard en beveiligd door de tools die in gebruik zijn gesteld om het digitale gedrag van onze websitegebuikers en lezers van de nieuwsbrief te monitoren.

Waarvoor gebruiken we persoonlijke informatie?

Informatie wordt voor volgende doeleinden gebruikt:
Om offertes op te maken

• Om de aangeboden diensten optimaal te kunnen uitvoeren
• Om een contract op te maken van zodra er een akkoord is om samen te werken
• Om facturen te sturen na het vervolledigen van een opdracht
• Om jou te informeren over onze diensten via een nieuwsbrief
• Om onze diensten te verbeteren

Rechtsgronden van de verwerking van persoonlijke informatie

• Gerechtvaardigd belang
• Totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst
• Naleven van de wet

Wanneer worden gegevens gedeeld?

Wij zijn een faciliterende organisatie. Dit wil zeggen dat wij heel erg inzetten op de beschikbare talenten en expertise van ons netwerk en meerwaarde willen creëren door partijen met elkaar in contact te brengen op basis van het matchen van professionele behoeften en beschikbare expertise. Soms is dat fysiek, maar geregeld brengen wij contacten tot stand via de telefoon of digitaal. Als je het niet prettig vindt dat wij jouw naam doorgeven aan andere leden omwille van jouw professionele expertise, laat ons dat dan weten en dan doen wij dat uiteraard niet.
Bij het uitvoeren van sommige projecten of processen doen wij soms een beroep op een derde partij. Wij streven ernaar een vertrouwelijkheidsclausule of een verwerkersovereenkomst met derden af te sluiten die in lijn ligt met het privacybeleid van Xelyo. 

Op events die wij (alleen of met anderen) organiseren, merken we dat deelnemers een deelnemerslijst op prijs stellen. Op een dergelijke lijst vermelden we naam, voornaam, functie en de naam van het bedrijf van de ingeschreven deelnemers. Als je liever niet vermeld wordt, dan mag je dat laten weten en dan vermelden we je niet.

Wij kopen of verkopen geen persoonsgegevens.

Wij delen ook persoonsgegevens met de overheid als daar een wettelijke basis voor is.

Hoe kan je jouw persoonlijke informatie die bij ons beschikbaar is raadplegen?

De informatie kan je makkelijk opvragen door te mailen naar [email protected]. Wij bezorgen jou dan een uitprint of screenshot van jouw gegevens in onze CRM-systemen, cloudsystemen en harde schijven. Je kan via deze weg ook steeds vragen om bepaalde informatie niet langer bij te houden. Wij zullen wel steeds jouw naam bijhouden met de notitie dat je dat gevraagd hebt.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Het Xelyo heeft alle technische en organisatorische initiatieven genomen om jouw gegevens maximaal te beveiligen zodat onbevoegden daar geen toegang toe hebben.

Welke gegevens bewaren we via een bezoek op onze website?

Onze website verzamelt cookies. Deze worden gebruikt als noodzakelijkheid voor het functioneren van de website, maar kunnen ook dienen voor het surfgedrag te monitoren, voorkeuren te bepalen bij het gebruik van onze website en om ervoor te zorgen dat we gebruikers van onze website met relevante informatie kunnen voorzien op sociale media en online dienseten.

Voor onze webanalyse gebruiken we een aantal tools waar surfgedrag in kaart gebracht wordt. Er worden hier geen persoonsgegevens getoond of gebruikt.

Informatie over kinderen

Ons netwerk richt zich zeer expliciet tot professionals en dus niet tot minderjarigen. We verzamelen dus ook geen gegevens van minderjarigen.

Informatie die je zelf publiek zet of deelt met derden

Als je persoonlijke gegevens doorgeeft aan derden, dan zijn we niet verantwoordelijk voor wat zij doen met jouw informatie. Er zijn via sociale media heel veel manieren om bewust en onbewust persoonlijke data publiek te maken. Denk er dus steeds goed over na vooraleer je persoonlijke informatie deelt op het internet. Bekijk telkens het privacybeleid van de firma’s of vraag ernaar.

Hoe lang bewaren we jouw persoonlijke informatie?

We bewaren jouw persoonlijke data zolang het nodig is om jou onze diensten te kunnen leveren en/of volgens de wetgevende verplichtingen. Je kunt op elk moment vragen om je gegevens, die wij op de rechtsgrond van het gerechtvaardigd belang bewaren, te laten verwijderen. Je kan dit doen via mail ([email protected]) of per brief (Xelyo Molenbergstraat 10, bus 25, 2000 Antwerpen). Om administratieve redenen bewaren we na de verwijdering nog steeds je naam en voornaam. Je data zullen evenmin verwijderd worden uit documenten die voor je aanvraag tot verwijdering werden aangemaakt zoals verslagen, de boekhouding, etc. Wel streven we er naar zo weinig mogelijk documenten, te bewaren die geen actueel nut meer hebben.

Wanneer wordt het privacybeleid vernieuwd?

Naargelang de juridische en praktische ontwikkelingen rond privacy, passen we ons beleid aan. Dit privacybeleid werd opgesteld op 30 mei 2018.
De meest actuele versie van ons beleid vind je altijd op deze pagina terug. Ons netwerk ontvangt bovendien een update via e-mail.
Zoals hierboven vermeld, nodigen we iedereen actief uit om vragen en feedback i.v.m. dit privacy statement met ons te delen. Wij zullen ons uiterste best doen om je verder te helpen.

Read the English version of our privacy policy here.