Het inrichten van de management review: 12 inzichten om je op weg te helpen!

1. Een management review is onderhevig aan de aard van de organisatie.

   Hoe je deze inricht is sterk afhankelijk van je organisatie. Het blijft vaak zoeken naar de ideale indeling. Toch zijn de uitdagingen vaak vergelijkbaar. Hieronder enkele inzichten waar je de nodige aandacht aan kan besteden.
   
   

2. Management commitment is cruciaal voor de management review. 

   De management review is nefast om ervoor te zorgen dat de beoogde doelstellingen behaald kunnen worden. Daarom geldt dat hoe hogerop de betrokkenheid is, hoe sterker de motivatie van alle partijen. Als de top van je organisatie mee is, beïnvloedt dit steeds de gang van zaken. 
   
   

3. Structureer je meetings.

   Een duidelijke structuur kan ervoor zorgen dat de verwachtingen duidelijk zijn. Men kan uitgaan van updates en er is een houvast. Als je meeting telkens op een andere manier ingedeeld wordt, kan dit zorgen voor verwarring en een overdaad aan informatie.
   

4. ISO normen kunnen een houvast bieden

   Volgens ISO normen zijn er een aantal zaken waarop je de focus kan leggen tijdens je management review: klantenklachten, -feedback, interne surveys, risicoanalayses actiepunten en objectieven, continuous improvement, updates rond grote projecten… Bij twijfel kan dit richting geven, maar vertrek steeds vanuit de strategische noden van je organisatie.
   
   

5. Loop niet verloren in operationele uitdagingen

   Zorg voor een vlijmscherpe focus op de essentie. Het is te gemakkelijk om verloren te lopen in operationele uitdagingen. Dit kan leiden tot tijdsnood, en kan ervoor zorgen dat je niet aan normeisen voldoet en dat cruciale objectieven niet aan bod komen. 
   
   

6. Maak een vertaalslag van normatieve gegevens

   Informatie verzamelen kan een gigantische uitdaging met zich meedragen. Maak daarom voldoende tijd om de nodige gegevens begrijpelijk te maken voor alle betrokken partijen. Samen met een gestructureerde meeting, kan dit ervoor zorgen dat zowel topmanagement als alle verantwoordelijke partijen mee zijn in het verhaal. 
   
   

7. De opvolging is even belangrijk als de review zelf!

   Zorg ervoor dat buiten het akkoord van het topmanagement ook conclusies en actiepunten duidelijk worden gecommuniceerd. Dit is belangrijk naar auditors toe, maar evenzeer naar medewerkers. Denk hierbij ook aan het registreren van de risico’s en de het registreren van de management review zelf als eikpunten voor een volgende meeting. 
   
   

8. Bereid je management voor.

   Een management review waarbij het management onvoorbereid de meeting bijwoont is geen goed idee.Het is belangrijk dat iedereen vooraf weet wat er besproken wordt om geen tijd te verliezen of de verkeerde focus te leggen. Deel eveneens de meeting minutes met het volledige management.
   

9. Denk aan de duur van je review.

   Te kort zorgt voor tijdsnood, te lang zorgt voor verwarring en afleiding. Tijd is kostbaar, zeker als je het topmanagement wil betrekken. Zorg ervoor dat je het momentum niet mist en ga zo efficiënt en effectief mogelijk om met de tijd. 
   
   

10. Overweeg met dimensies te spelen.

    Om je tijd zo goed mogelijk in te delen, kan het de moeite zijn om verschillende perspectieven te benaderen zonder oog te verliezen op de structuur van je meetings. Als je bijvoorbeeld opteert om per kwartaal een management review in te plannen, zou je het ene kwartaal kunnen focussen op top risico’s, terwijl het volgende kwartaal het over de links tussen risico methodologieën gaat. Op deze manier richt je je review dynamisch in, in plaats van enkel het normatieve te belichten. 
    
    

11. Verlies het ecosysteem van je organisatie en de actualiteit niet uit het oog

    Probeer steeds een link te maken tussen de voorbije periode en wat er staat te gebeuren. Op deze manier zorg je voor een goede contextualisering en een relevant kader. 
    
    

12. Richt je tot het management. 

    Dit lijkt vanzelfsprekend, maar stel prioriteiten in je benadering. Breng bijvoorbeeld een top 10 aan non-conformiteiten aan, in plaats van ze allemaal te overlopen en koppel dit steeds aan continuous improvement en de objectieven van de organisatie. 

Deze inzichten kwamen tot stand tijdens onze Taskforce meetings. Deze online meetings trachten onze leden bijeen te brengen om ervaringen en expertise met elkaar te delen. Als lid kan je gratis deelnemen. Ga naar events voor een volledig overzicht aan opkomende activiteiten.