IMS, BPMN en PCH

Onderstaande inzichten zijn bekomen met dank aan Miet Nelissen (Manager Quality & Risk bij Cegeka). Zij lichtte de Process Collaboration Hub toe, die bij Cegeka werd opgericht in het softwarepakket van SAP Signavio (https://www.signavio.com/). 
Deze PCH vormde het resultaat van de overstap van een omslachtig en uitgebreid overzicht aan procedures in Word naar een overzichtelijk en visuele voorstelling van processen in Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) diagrammen. 

1. Zorg voor een heldere visuele voorstelling

   
   Om de infrastructuur van je processen helder voor te stellen werk je het best met een sterke visuele voorstelling ervan. BPMN 2.0 biedt een sterke basis om de verschillende stappen, acties en doelstellingen van het proces weer te geven. 
   
   

2. Betrek in het IMS van je organisatie alle stakeholders, acties en objectieven

   
   Deel je systeem op in domeinen per afdeling/procedure wordt opgedeeld waarbij alle processen en sub-processen terug te vinden zijn.
   
   

3. Zorg voor een goede kruisverwijzing tussen je processen en de standaarden/good-practices waarmee men rekening moet houden

   
   Dit zorgt ervoor dat beheermaatregelen gekoppeld kunnen worden aan de processen en dat ze beiden steeds up-to-date blijven. 
   
   

4. Vorm een duidelijk onderscheid tussen het multi-compliance framework (met controls – processen - standaarden – deliverables – beschrijvingen) dat doorlopend geüpdatet kan worden en de werkwijze waarop men informatie uit het systeem kan raadplegen

   
   Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen kwaliteitsmanagers die aanpassingen kunnen maken in het framework, en de proceseigenaars en werknemers, die de informatie eruit kunnen raadplegen (en indien nodig, becommentariëren). Zo worden fouten vermeden en kan er op een helder manier rekening gehouden worden met input vanuit de organisatie, het management en op vlak van standaarden. 
   
   

5. Zorg voor voldoende updates

   
   Afhankelijk van de standaarden en werkwijze binnen je organisatie, is het belangrijk om je systeem te reviewen. Denk hierbij aan een jaarlijkse beoordeling met goedkeuring door het management. Toch is het eveneens belangrijk om rekening te houden met change management waarbij sommige core-processen voortdurend bijgestuurd moeten worden. Zorg in dit geval voor een infrastructuur die voorzien is op transformatie en aanpassingen. 
   
   
6. Hou rekening met 3 indelingen die aan elkaar verbonden zijn: standaarden, processen en control
   
   Met welke standaarden en good practices moet men rekening houden en kan hierop gefilterd worden? Heb ik een duidelijke indeling en overzicht van mijn processen en zijn deze voldoende uitgewerkt op vlak van beschrijving, acties, doelstellingen en deliverable? Kan ik controle uitvoeren op deze processen en welke voorwaarden zijn eraan verbonden om te voldoen aan externe en interne audits?
   
   

7. Zorg voor een uitgebreide en heldere onboarding van werknemers, maar vermijd betrokkenheid bij het multi-compliance framework

   
   Het is belangrijk dat de waarden en good practices van de organisatie worden meegegeven naar werknemers toe. Zorg voor bijscholing en training waar en wanneer nodig. Het is daarentegen niet nodig om iedereen bewust te maken van multi-perspective requirements van normen en standaarden. Dit is weggelegd voor proces owners en specialisten. 
   
   

8. Communiceer en maak duidelijk wie de single points of contact binnen je organisatie zijn?

    
   Om ervoor te zorgen dat het Integrated Management systeem van je organisatie vlot loopt is het belangrijk om na te denken over ambassadeurs of quality coaches voor je procesbeheer. Zij kunnen aangeven wat goed loopt, waar er bepaalde noden zijn, of waar bijgestuurd moet worden. 

Deze inzichten kwamen tot stand tijdens onze taskforce meetings. Meer inzichten zullen aan dit artikel toegevoegd worden in de komende maanden.