Succes met criteria en door vertrouwen

 

Goed management van leveranciers kan heel wat voordelen met zich meebrengen: je kan je kosten, waste en risico’s reduceren, je klantentevredenheid verbeteren, samenwerkingen versterken en je opportuniteiten vermenigvuldigen. Het loont dus zeker de moeite om dit topic onder handen te nemen in teken van het continue verbeteren van je organisatie. 

 

Geen management zonder criteria

 

Vooraleer je de stier bij de hoorns vat, spreek af met je aankoopdienst als je organisatie over een dergelijke dienst beschikt. Het is steeds belangrijk om te weten wie welke verantwoordelijkheden draagt. Vaak is kost een belangrijk criterium voor het managen van leveranciers. Hou hier dus steeds rekening mee.

Sterk uitgelijnde criteria voor je leveranciers zijn een goed vertrekpunt om aan het management ervan te starten. Maar hoe begin je hieraan? Deel je leveranciers eerst op volgens scope, project, of het belang naar je organisatie toe. Mits een duidelijke indeling is het eenvoudiger om criteria op het niveau van het type leverancier op te stellen.

Ben je een ISO genormeerde organisatie, of werk je in een gereguleerde omgeving? Dan kan je vaak vertrekken vanuit de vereisten van het certificaat. Ongeacht is het van belang om enkele basiscriteria op te stellen.
Deze topics kunnen, afhankelijk van je organisatie, een start betekenen om je criteria op te stellen:

• Kwaliteit: komen de waarden van de leverancier overeen met het kwaliteitsbeleid van je organisatie?
• Duurzaamheid: beschikt de leveranciers over duurzaamheidscertificaties, of voldoen ze aan de voorwaarden van je eigen (ESG of duurzaamheids-) label?
• Veiligheid: dit hangt sterk af van de aard van je organisatie, maar kan het belangrijkste criterium betekenen voor de leverancier
• GDPR: in tijden waar meer en meer beroep gedaan wordt op data, is het belangrijk om de gegevens van je klanten te bewaken
• Kosten efficiëntie: dit wordt vaak gezien als een van de belangrijkste criteria aangezien het een directe impact heeft op de marges van je organisatie
• …

 

Evalueren voor een goede samenwerking

 

Één keer je basiscriteria zijn opgesteld en aangepast aan de verschillende type leveranciers en de processen waar ze een impact op hebben, kan je hierop beginnen evalueren. Hierbij kan je gebruik maken van enquêtes, financiële analyses, evaluatietools (zoals GEN-CAPS) zelf-assessments en klantenfeedback. 

Het is belangrijk om tijdig te evalueren en open te communiceren met je leveranciers. Op die manier voorkom je non-conformiteit sneller en kunnen actieplannen opgesteld worden bij problemen. 

Denk ook na over hoe en of een wisselwerking kan opgezet worden met je leveranciers. Bestaat de mogelijkheid om feedback aan de leveranciers te vragen om de samenwerkingen te bevorderen en de relatie te bevorderen? Op die manier kan je je leveranciers ook als stakeholder beschouwen en het wederzijdse vertrouwen vergroten. Pas hierbij op dat de prioriteit steeds bij de klant blijft.

 

Rapportage en actieplannen

 

Let op dat het rapporteren naar de leverancier vlot verloopt. Indien er verbeteringen mogelijk zijn, of problemen opgelost moeten worden, is het belangrijk om duidelijk en snel te communiceren. Voer ook evaluaties uit rond dit proces: Worden enquêtes ingevuld? Zijn de actieplannen van de leveranciers voldoende uitgewerkt? Worden de juiste vragen gesteld? …

Hou rekening met positieve feedback. Gebeurd dit überhaupt? Let hierbij op dat je geen favoritisme opwekt, maar erken de inspanningen van je leveranciers. 

Worden er interne audits uitgevoerd op het leveranciersmanagement, dan is het niet onbelangrijk om dit op operationeel te bekijken, zowel als high level op managementniveau. Op die manier krijg je meer vat op zowel het proces als de criteria waaraan de leveranciers moeten voldoen en kunnen er op termijn verbeteringen doorgevoerd worden.

 

Deze inzichten kwamen tot stand tijdens het excellence team dienstverlenende organisaties. Meer inzichten zullen aan dit artikel toegevoegd worden in de komende maanden.