Denk niet te snel: ik kan het wel

PDCA is een manier om een organisatie of een proces in een spiraal van voortdurend verbeteren te brengen. Door de vier stappen van de PDCA-cirkel nauwgezet te volgen, pak je problemen, vragen en opportuniteiten op een doordachte, gestructureerde manier aan.

Werken via PDCA wordt algemeen erkend als het tegenovergestelde van brandjes blussen. PDCA zorgt voor een pro-actieve benadering: je pakt ‘onkruid’ bij de wortel aan. Zo roei je problemen uit vooraleer ze de klant treffen.

De vier stappen

De verschillende fasen van PDCA worden op veel verschillende manieren verwoord. Een paar voorbeelden:

Plan:

• analyseer het probleem en suggereer de oplossing
• definieer wat je wil doen, dit is de hypothese of voorspelling
• denk na voor je begint, wat is je huidige situatie, wat wil je veranderen?
• selecteer een opportuniteit en plan de verandering
• wat dient er gedaan te worden en op welke manier?

Do:

• probeer de gesuggereerde oplossing uit
• test de hypothese, dit wil zeggen: probeer het proces te draaien zoals gepland en kijk goed wat er gebeurt
• begin eraan
• test de verandering
• voer uit wat gepland is

Check:

• evalueer de gesuggereerde oplossing
• vergelijk de werkelijke met de verwachte uitkomst
• controleer of het werkt
• beoordeel de test, analyseer de resultaten en identificeer leerpunten
• ga na of alles gebeurde zoals voorzien, controleer en meet of dat zo is

Act:

• verwerp of aanvaard de uitgeteste oplossing en zorg voor borging
• standaardiseer, stabiliseer wat werkt of begin de cyclus opnieuw
• stuur bij waar nodig en borg het verbeterde resultaat
• onderneem actie op basis van wat je in de vorige fase leerde; indien de verandering succesvol was, integreer ze dan in andere toepassingen; indien niet: doorloop de cyclus opnieuw met een ander plan
• wat dient er bijgestuurd, hoe kan het de volgende keer beter?

Stop je plan niet in de kast

Hoe je de fasen ook omschrijft, een aantal elementen zijn essentieel. Zo start het  proces altijd met een plan, waarin je het beoogde resultaat of de gewenste performantie centraal stelt. Hoe concreter het plan, hoe beter.  Dat plan mag niet in de kast verdwijnen, het vraagt om uitvoering (Do).

Vervolgens komt het erop aan te verifiëren en te bewaken of je het beoogde plan en resultaat ook daadwerkelijk realiseert (Check). Met die vaststelling moet je dan ook nog iets doen (Act). Bereik je met de geteste, ingevoerde maatregel wat je gepland had? Integreer dan die oplossing, maak er een standaard van, zorg dat de nieuwe manier van werken in de organisatie ingeburgerd geraakt.

Is het beoogde resultaat niet bereikt? Test dan nieuwe maatregelen uit of pas je plan aan.

De bal, de helling, de wig

PDCA wordt niet voor niets als een cirkel weergegeven. Na de besluitvorming in de laatste fase, Act, valt het verbeterproces niet stil. Aan verbeteren komt als het ware nooit een einde. Aanpassingen aan het oorspronkelijke plan of nieuwe plannen dienen zich aan. Die volgen opnieuw de PDCA-systematiek.

Meestal is de Deming-cirkel afgebeeld op een heuvel. Die symboliseert de dynamiek die gepaard gaat met PDCA. Wie PDCA volgens de regels van de kunst weet in te voeren, verhoogt het probleemoplossend vermogen van de medewerkers en de organisatie, de kwaliteit gaat erop vooruit, de organisatie komt steeds beter tegemoet aan de toenemende verwachtingen.

Zonder wig onder de cirkel rolt de bal van de heuvel: de verbeterde toestand mag met andere woorden niet verwateren. Standaardisatie zorgt daarvoor. Een standaard invoeren is nodig om de nieuwe oplossing duurzaam te maken, om de succesvol verbeterde toestand te bestendigen, te borgen.

Breed toepassingsveld

PDCA kent zeer veel verschillende toepassingen. De aanpak ligt aan de basis van of is terug te vinden in tal van kwaliteitssystemen, kwaliteits- en managementnormen en verbetermethodieken: ISO 9001 en de aanverwante standaarden, EFQM (European Excellence Model), Lean, Kaizen, 20 sleutels van Kobayashi, Six Sigma enzovoort.

Je kan de methodiek op alle mogelijke processen loslaten, bijvoorbeeld ten behoeve van risico-beheersing of tijdens een audit. “Maar ik ken net zo goed multinationals die de directies van hun dochtermaatschappijen vragen om opduikende problemen volgens het PDCA-principe te rapporteren aan de hoofdzetel”, zegt Patrick Canoot, senior consultant Kwaliteit bij Amelior.

Je organisatie durven vertragen

PDCA werpt zijn vruchten pas af als je alle stappen in het proces zorgvuldig toepast. Dat houdt onder meer in: je thema nauwgezet documenteren, de beginsituatie en het effect van doorgevoerde maatregelen meten, op zoek gaan naar grondoorzaken van een probleem, een actie die niet het gewenste effect heeft vervangen door een andere en die eveneens uittesten, de verbeterde werkwijze als standaard invoeren ...  

“Een traag proces”, stelt Hans Punter, quality consultant en eigenaar van 'Quality of Life' en winnaar van de Business Excellence Award. “Dat gaat in tegen onze natuur, en tegen de heersende attitude in bedrijven. Managers willen snel vooruit en wensen snel oplossingen te zien voor knelpunten. De huidige communicatiemiddelen versterken dat nog.”

“Toen ik pas actief was als kwaliteitsmanager en een klant een bug rapporteerde, kwam de melding per brief toe, later per fax. We konden toen meer tijd nemen om te verbeteren. De doorlooptijden in productie waren ook aanzienlijk langer.”

Als kwaliteitsmanager moet je dus op de rem durven staan, je organisatie vertragen: zorgen dat medewerkers en teams acties plannen, zorgvuldig meten,  analyseren, niet te snel overgaan tot handelen, niet met een volgende planning starten vooraleer de gedefinieerde acties hun effect hebben bereikt.

Volgens dezelfde logica loont het om er als kwaliteitsmanager bij je organisatie op aan te dringen ingrijpende veranderingen of projecten te faseren: het ene jaar software, het jaar daarna engineering, vervolgens sales etc. “Zo krijgen afdelingen, geheel in de geest van PDCA, voldoende tijd om de resultaten van hun acties te evalueren, terwijl de organisatie als geheel toch in beweging blijft en continu verbetert.” 

Enkele interessante bronnen:

Bright Hub PM: Exploring the Disadvantages of PDCA Methodologies
Harvard Business Review blog: It's time to Rethink Continuous Improvement
Quality Progress: The Benefits of PDCA