De organisatie globaal stroomlijnen
Afhankelijk van je organisatie kan dit een monsterlijke opdracht lijken. Toch zijn er een heel aantal zaken waar je mee rekening kan houden. Is er een goede contextanalyse? Kan de organisatie zich organiseren met oog op verbetering in plaats van zich te vergelijken met de concurrent? Waar ligt de verantwoordelijkheid. Tijdens dit artikel proberen we je alvast enkele zaken mee te geven die je tot denken kunnen aanzetten als het gaat over een globale (kwaliteits-)werking.
De verantwoordelijkheid opnemen vanuit kritische zelfreflectie?
Bij het opdelen van verantwoordelijkheden, dat men kritisch blijft naar zichzelf. Een mogelijkheid is ervoor te zorgen vanuit een globaal standpunt dat men kan objectiveren. Met cijfers kunnen namelijk heel wat claims bevestigd of weerlegd worden. Toch is het belangrijk om rekening te houden met culturele verschillen als men cijfers naast elkaar gaan leggen. Het is dus belangrijk om bij het objectiveren rekening te houden met mogelijke subjectiviteit die gelinkt kan zijn aan de cijfers.
Mensen versus structuur?
Hoe men ook reorganiseert, de mensen staan steeds centraal in de organisatie. Om ervoor te zorgen dat een globale werking vlot verloopt is het cruciaal om steeds rekening te houden met ownership en behavior. Probeer, waar mogelijk, je processen steeds te standaardiseren. Analyseer hierbij ook of het mogelijk is om globale kwaliteitsprocessen regionaal te laten uitvoeren.
Bij grote organisaties is het vaak niet mogelijk om de regionale entiteiten volledige zelfstandigheid te geven. Men creëert hier namelijk te veel parallelle werkingen en te veel verscheidenheid mee binnen eenzelfde organisatie. Dit vertaalt zich dan ook in de kwaliteit van de dienst of het product. Denk daarom goed na over de aard en de doelstellingen van je organisatie.
Cascading KPI’s en centrale sturing
Let op wanneer je vanuit globaal management te veel druk en controle uitoefent. Het kan niet de bedoeling zijn om te veel details te vragen naar lokale entiteiten toe. Het is veel belangrijk om strategische focusgebieden te beheren. Van daaruit kan je de juiste balans vinden om in 2 richtingen te kunnen werken. Een audit op hoog niveau kan verwachtingen duidelijk in beeld brengen. Een gap analyse uitvoeren kan er eveneens voor zorgen dat de juiste prioriteiten worden gesteld, zonder oog te verliezen op de ‘what’s in it for me’ op lokaal, zowel als op globaal niveau.
Met een globaal systeem is het eveneens belangrijk om de meerwaarde ervan duidelijk te stellen. Wordt de kost geëvalueerd? Wat is de return? Als er vanuit globale werking voldoende aandacht gegeven aan de strategische kant van de organisatie in plaats van de focus op het operationele te leggen kan dit positieve resultaten met zich meebrengen.
De balans tussen beide werelden
Er is geen eenduidig antwoord op de vraag: moet ik de werking van mijn organisatie gaan centraliseren of inzetten op zelfsturing. Het is uiterst belangrijk om een goede balans te vinden op maat van jouw organisatie. Wees kritisch en bewijs het belang van een sterk centraal kwaliteitsbeleid aan de hand van kosten en baten. Centrale strategische sturing naast regionale of lokale operationele verantwoordelijkheid lijkt vaak de aangewezen methode, maar het blijft belangrijk om kritische reflectie en objectivering uit te oefenen.