Een smaakvol parcours

Na het behalen van zijn graduaat ging hij aan de slag bij een tijdschriften intermediair en kwam hij zo in contact met wetenschappelijke bibliotheken. Een nieuw hoofdstuk brak aan toen hij in 2005 in Leuven als projectmedewerker aan de slag ging op het secretariaat van VOWB, het Vlaams Overlegorgaan Wetenschappelijke Bibliotheken dat ondertussen een nieuw leven kreeg als Overlegorgaan Wetenschappelijke Bibliotheken (OWB) binnen VVBAD. In 2018 volgde de overstap naar KU Leuven waar hij eerst de elektronische bronnen van de Associatiepartners mee beheerde. Na een door KU Leuven Bibliotheken georganiseerd TOB-traject (Talent-ontplooiing @ Bibliotheek) evolueerde hij naar projectcoördinator en beleidsmedewerker kwaliteit. In maart 2021 werd hij benoemd tot stafmedewerker kwaliteit.

Aan de slag met 24 verschillende bibliotheken en leercentra

Elke 4 jaar wordt er door de bibliotheken en leercentra, verzameld onder de merknaam KU Leuven Bibliotheken, een gemeenschappelijk Strategisch Plan opgesteld dat afgetoetst wordt aan de beleidslijnen van de universiteit. Een kader dat alle neuzen in dezelfde richting doet wijzen en het uitgangspunt vormt voor de werking binnen de 24 locaties waar KU Leuven Bibliotheken momenteel actief is, van Kortrijk over Gent, Brussel en Leuven tot in Diepenbeek.

Vanuit dit plan gaat Paul binnen de beleidslijn kwaliteit aan de slag. Dit steunt op drie pijlers: rapporteren over de dienstverlening aan de hand van KPI’s, het stroomlijnen van (nieuwe) processen, en het stelselmatig monitoren van de gebruikerstevredenheid. Dat laatste is cruciaal om de vinger aan de pols te houden en de dienstverlening aan te passen, ook aan de lokale noden. Noden die zeer vaak uiteenlopend zijn, gezien de diversiteit van de te bedienen doelgroepen. Op vlak van procesmanagement en het werken met indicatoren merkt hij dat er nog veel werk aan de winkel is om dit op een gestructureerde manier ingebed te krijgen. Dit alles met als doel het verder ontwikkelen en stimuleren van een kwaliteitscultuur die stevig verankerd is in de organisatie.

Het netwerk als instigator en steunpunt

In 2018 sloot KU Leuven Bibliotheken zich aan bij het VCK en ontmoette Paul tijdens de VCK-labo’s heel wat collega’s uit diverse sectoren die hem bijstonden om zijn vragen te beantwoorden en steun te bieden. Deze meetings brachten hem niet alleen veel inzichten bij, maar spaarden hem op termijn ook kostbare tijd uit:

 “Voor mij is de sterkte vooral het ‘lerende’ netwerk geweest, en dat ik daar enorm in gesteund ben geweest door mensen met veel beroepservaring, die spontaan gedeeld en geholpen hebben… da’s een fantastische ervaring.’ Met gelijkaardige verhalen uit de non-profit sector is hij niet alleen geïnspireerd geweest, hij heeft ook heel wat bijgeleerd om goed te kunnen starten aan zijn verhaal als stafmedewerker kwaliteit. Een verrijking waarbij hij binnen de VCK-werking nog steeds lotgenoten tegenkomt die hij nu ook zelf kan inspireren en  tegelijk blijft bijleren. 

PDCA en duurzame doelstellingen

3 jaar geleden werd Paul ingeschakeld als begeleider in een core-project rond procesoptimalisatie en probleemoplossend denken. Geen lichte taak, zeker niet wanneer je zelf nog volop zoekende bent binnen dat domein. Gelukkig kon hij terugvallen op management dat hem de ondersteuning, tijd en ruimte gaf om zich hierin te ontplooien. Toch blijven er nog heel wat uitdagingen aan te pakken. Zo kregen de ‘Plan’ en ‘Do’-luiken binnen procesmanagement al stevig vorm, maar blijven ‘Check’ en ‘Act’ nog flinke aandachtspunten.

Op vlak van het werken met indicatoren werd heel wat verandering teweeg gebracht. Zo deed KU Leuven Bibliotheken in 2019 beroep op het VCK voor een ‘Quality Challenge’. Met behulp van één van onze experten werd een kort verslag opgesteld: ‘Het bepalen en implementeren van KPI’s die relevant zijn voor zowel het beleid, als voor de processen’. Ook rond personeelsbeleid werd zo’n challenge opgezet. De interne gesprekken die hierop volgden, vormden een kantelpunt dat zich verder doorzet in het nieuw Strategisch Plan 2022-2025 toe. Onder andere door het aanwerven van een stafmedewerker Personeel, en met het structureel inbedden van KPI’s in het Strategisch Plan kunnen opnieuw mooie stappen vooruit worden gezet in het beheer en de opvolging van de strategische doelstellingen.

Een blik op de toekomst van kwaliteit bij de KU Leuven bibliotheken

 ‘De dingen die je doet, zo goed mogelijk doen vanuit verbinding en betrokkenheid’. Zo omschrijft Paul hoe hij kwaliteit wil zien groeien binnen zijn werkomgeving. Die visie is toe te passen op alle aspecten van het leven, maar in een professionele context begrijpt Paul dit voornamelijk vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid die elk team met zich meedraagt en de zorg die men daarbij dient te dragen voor zowel de klant, de kwaliteit van het geleverde werk, als naar elkaar toe. 

Als pasbenoemde stafmedewerker, en met oog op een nieuw Strategisch Plan, komt er een meer beleidsmatige en coördinerende rol aan voor Paul Sijsmans. Samen met enkele collega’s is hij volop aan het werk om een nieuw traject op te bouwen dat medewerkers zal opleiden tot projectmanagers, om zo projectmatig werken in te bedden met als doel een slagvaardige organisatie te creëren die snel kan inspelen op de uitdagingen van de toekomst.

Dit geeft ook goed aan hoe kwaliteit bij KU Leuven Bibliotheken niet vanuit een aparte dienst wordt aangebracht, maar beschouwd wordt als een geïntegreerd gegeven en leidraad doorheen alle diensten van KU Leuven Bibliotheken. Een doelstelling die mooi weergeeft hoe kwaliteit individuele sterktes kan ondersteunen en verbinding kan teweegbrengen doorheen de hele organisatie.

Wil je meer informatie rond onze diensten en hoe jij deel kan uitmaken van onze Excellence Teams of Taskforces?

Neem dan een kijkje tussen onze events.