Een politiek kader

In het verleden werden verbeterprojecten beheerd vanuit een optimalisatie programma met projectleiders, maar er was nood aan permanente inzet in plaats van projectmatige. Daarom besloot de leidend ambtenaar van AgO om een centrale kwaliteitsdienst op te starten. Eén gezamenlijk team met algemene- in plaats van projectgebonden doelstellingen, waarbij wordt gestreefd naar een recurrente en duurzamere kwaliteitsondersteuning.

Toch blijven er heel wat specifieke uitdagingen inbreuk maken op de continuïteit van deze ondersteuning. Beleidsvoorstellen moeten vaak tot bij de bevoegde minister geraken die er het laatste woord over heeft. Dat kan voor heel wat vertraging zorgen. Er hangt dus heel wat af van het politieke klimaat en de reactietijd van het kabinet. Op z’n minst een unieke omgeving voor een kwaliteitsdienst. 

Centraliseren en communiceren

Als overheidsinstelling is AgO afhankelijk van meerjarenplannen waar het mee vorm aan kan geven. Toch zijn er steeds 3 operationele doelen in deze plannen die onmiddellijke betrekking hebben op Joke en haar team: het portfoliobeheer, het risicobeheer en een constante verbetering die wordt gedragen doorheen de organisatie. De grootste uitdaging die hieraan gekoppeld is, is het omzetten van de strategie naar actiepunten. Daarbij staat goede procesmanagement centraal als hét aandachtspunt waar, vanuit een historisch standpunt, projectmatig nog te weinig aandacht aan werd gegeven.

Die structurele verandering om van optimalisatieprojecten naar een centrale kwaliteitsdienst te gaan werd aangegeven door het management. Ondanks het geloof in deze dienst, is de ondersteuning niet altijd evenredig.  Toch zet Joke sterk in op communicatie en dat lijkt goed te werken. Zo worden verbeterprojecten tweewekelijks opgevolgd met management en zet ze hard in op het kenbaar maken van de kwaliteitsdienst.

Een baken in turbulente wateren

Joke werkt hard verder aan haar verhaal waarbij ze van haar team een waar aanspreekpunt maakt voor AgO. Ze maakte hierbij een mooie metafoor waarbij ze de kwaliteitsdienst vergelijkt met een vuurtoren die AgO, als zeilboot, op koers houdt. Sinds de start van de kwaliteitsdienst werden verschillende interne netwerken opgestart met projectleiders en proceseigenaars, en werd er hard ingezet op het verspreiden en kenbaar maken van de dienst.

Op die manier ondersteunt ze teams over verschillende afdelingen rond het dashboard van het ondernemingsplan, zo faciliteert ze betere opvolging en vormt ze een cruciale schakel tussen de afdeling en het directieteam van AgO. “Wij zijn een ondersteuning voor anderen…, als je wil dat mensen [verbeteringen] uitvoeren, moet je ze begeleiden en erop wijzen dat ze er ook voordeel uit halen… Zij moeten het interessant vinden om een project op die manier aan te pakken.” Een ware wisselwerking, waarbij de kwaliteitsdienst middelen vrijmaakt voor de afdelingen bij het directieteam, en de afdelingen op hun beurt op een juiste manier gegevens doorgeeft aan het kwaliteitsteam.

Wil je meer informatie rond onze diensten en hoe jij deel kan uitmaken van onze Excellence Teams of Task Forces?

Neem dan een kijkje op onze events.